Wat is Peppol precies? Wordt het een oplossing voor factuurchaos of zorgt het voor nieuwe uitdagingen? In deze aflevering van de Never Overdue Podcast spreekt Simon Meurs met Jan Eeckhout, e-invoicing expert bij Speos Belgium. Een aflevering boordevol inzichten over digitale facturatie, compliance en de toekomst van e-reporting in België en Europa. Niet te missen voor finance professionals en ondernemers die voorbereid willen zijn op 2026 en verder!

Peppol: van Europees initiatief tot Belgisch speerpunt

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en ontstond in 2008 als initiatief van de Europese Unie om de concurrentie tussen bedrijven te bevorderen en aanbestedingen transparanter te maken. Het groeide uit tot een netwerk voor veilige uitwisseling van e-facturen en andere documenten.

België pakt dit groots aan: niet enkel voor overheidsopdrachten, maar ook voor alle B2B-facturatie. Volgens Jan zorgt dit voor enorme efficiëntiewinst, al erkent hij dat niet iedereen op 1 januari 2026 meteen klaar zal zijn. Bedrijven zullen moeten schakelen, zowel technologisch als organisatorisch, om tijdig compliant te zijn.

Efficiëntie, maar ook nieuwe uitdagingen

Peppol belooft heel wat voordelen: sneller factureren, automatische ontvangstbevestigingen en minder fouten dankzij vaste UBL-formats. Maar er zitten ook valkuilen aan de digitalisering.

Een belangrijk punt is dat Peppol pure transportinfrastructuur is. Vanaf 2026 kijkt de overheid nog niet mee in je facturen. Maar met e-reporting vanaf 2028 verandert dat wel: dan zal de fiscus op basis van digitale data sneller analyses en controles kunnen uitvoeren. Positief, zegt Jan, want dat kan ook steunmaatregelen gerichter maken en fraude tegengaan. Tegelijk roept het vragen op rond privacy en administratieve last.

Praktische implicaties voor bedrijven

Bedrijven zullen hun processen moeten aanpassen. Geen Excel-facturen meer: alles moet in een gestructureerd UBL-bestand worden aangeleverd. Kleine bedrijven kunnen tools inzetten of beroep doen op hun boekhouder. Ook wie internationaal factureert moet opletten: niet alle landen werken met Peppol, sommige hebben eigen platforms. België is echter voorloper en wil tegen 2030 alle crossborder facturen digitaal zien verlopen.

Daarnaast waarschuwt Jan dat duplicatiecontroles, bijvoorbeeld bij herinneringen of dubbele verzending, geen standaard zijn in Peppol. Bedrijven moeten dit dus zelf organiseren in hun systemen om fouten of dubbele betalingen te vermijden. Toch verwacht hij enorme efficiëntiewinsten, ook omdat Peppol feedbackberichten toelaat, zoals bevestigingen van ontvangst, goedkeuring of betaling.